Bye bye Mise en demeure, Bonjour Lettre de prévention

Depuis ma décision d’orienter ma pratique exclusivement vers les méthodes pacifiques de résolution de conflits, je n’ai cessé de me questionner sur les moyens à employer afin de régler les situations conflictuelles dans leur globalité.

Au cours de ces réflexions, j’en suis venu à constater que le véritable point de départ de l’escalade d’un conflit réside dans la mise en demeure.

Rappelons que la mise en demeure à deux objectifs principaux : permettre à un débiteur d’exécuter son obligation avant l’introduction d’une action en justice et servir de point de départ dans le calcul de l’indemnité.

Il n’existe aucune formule légale concernant la mise en demeure, ni la nécessité d’en indiquer le titre en objet.

Le ministre de la justice balise toutefois son contenu de la manière suivante: 

La mise en demeure doit être rédigée sous forme de lettre et :

  • comporter la date de sa rédaction, les coordonnées du destinataire ainsi que la mention SOUS TOUTES RÉSERVES, afin de protéger l'expéditeur relativement à ce qui est avancé dans la lettre;
  • résumer le problème;
  • demander un règlement;
  • fixer un délai pour régler le problème;
  • inclure les coordonnées de l'expéditeur et sa signature;
  • inclure dans son texte l'expression mise en demeure afin que la personne qui la reçoit sache à quoi s'en tenir.

Malheureusement, avec les années et l’utilisation qui en a été faite, la mise en demeure est devenue synonyme - aux yeux du grand public - d’exigences, de contrôle et d’accusations; autant de termes qui n’installent pas le climat de confiance susceptible de résoudre le conflit.

Le cheminement habituel d’une mise en demeure débute naturellement par son envoi à un destinataire. Destinataire qui, en réaction, choisi de ne pas y répondre, d’y répondre soi-même en rejetant toutes les demandes en bloc ou d’y répondre par avocat qui évite d’admettre quelque fait qui pourrait affecter un éventuel litige.

Autant d’actions qui s’éloignent du règlement du conflit et se rapproche de la stratégie conflictuelle. Le règlement lui-même devient, en fait, un outil stratégique plutôt qu’une finalité.

Je me suis donc posé la question suivante: Comment faire de la résolution d’un conflit une finalité? Comment installer dès le départ une atmosphère pacifique et positive?

J’ai donc apporté les modifications suivantes à la mise en demeure traditionnelle :

  1. Changer son nom pour « Lettre de prévention »;
  2. Modifier le ton de la lettre;
  3. En fin de lettre, indiquer les effets légaux qu’engendrerait un refus ou qu’un échec de négociation;
  4. Joindre une entente de confidentialité limitée

1. Changer son nom pour « Lettre de prévention »

L’idée est simple : Installer dans les premiers mots de la mise en demeure l’intention de prévenir un litige et de chercher des solutions proactives.

2. Modifier le ton de la lettre

Un climat, hostile ou de confiance, s’installe toujours selon le ton employé. Il suffit d’en prendre conscience.  Un ton accusatoire et exigeant aura plus d’impact émotionnellement négatif qu’un ton doux dans son contenu, même s’il peut être ferme dans le contenant.

Un ton doux se caractérisera par l’emploi, dés les premières phrases de la lettre, de mots tels que: résoudre, amiable, invitation, pacifique, collaboration, besoins mutuels.

3. En fin de lettre, indiquer les effets légaux qu’engendrerait un refus ou qu’un échec de négociation

C’est à ce moment que la fermeté peut prendre sa place. Une fois le désir de régler le conflit exprimé, il est toujours possible que l’autre partie ne désire pas contribuer à la solution. Le Code Civil du Québec prévoit l’obligation de mettre en demeure une partie qui n’exécute pas son obligation. Il ne prévoit cependant pas de le faire de manière agressive.

Une formule que j’ai développée et que j’apprécie particulièrement est la suivante :

"Notre client désire fortement aborder cette situation dans un esprit collaboratif. Vous comprendrez toutefois qu'en cas de refus de nous rencontrer, ou bien d'échec des discussions proposées, la présente lettre de prévention produira les effets de la demeure telle que décrite à l'article 1594 C.c.Q."

4. Joindre une entente de confidentialité limitée

La première entrave à la résolution d'un conflit est le souci d'éviter tout aveu extrajudiciaire en ouvrant la porte à une discussion. L'ajout d'une entente de confidentialité limitée à une demi-journée, par exemple, vise à rassurer le récipiendaire à l'effet que les deux parties, tout comme dans une médiation, peuvent engager la conversation sans craindre les effets néfastes que pourrait produire un aveu.

Comment faire de la résolution d’un conflit une finalité? Comment installer dès le départ une atmosphère pacifique et positive?  Commençons par le vouloir et communiquer avec clarté nos véritables intentions plutôt que nos positions.

Un modèle de lettre de prévention est disponible sur demande. Je vous invite à entrer en contact avec moi à partir du formulaire suivant pour le recevoir.

Nom *
Nom